Делопроизводство нумерация пустых страниц скачать

Как правильно прошивать документы?

Есть ряд ведомственных инструкций, регламентирующих работу с документами в той либо иной отрасли. Так порядок подшивки документов в архивных учреждениях регламентирован Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76. В финансовой сфере — Инструкцией ЦБ России, в налоговом Министерстве — Методическими разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов которые утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам от 18.04.2003 , есть еще Приказ Министерства культуры России № 536 2005 года , который утверждает типовую инструкцию по делопроизводству а также ГОСТ Р 51141 . Все они регламентируют, в целом, единый порядок прошивки материалов. Используя его, вы избежите немало проволочек и сбережете свое время. Инструменты и основные понятия. При прошивке документов вам понадобятся такие инструменты и материалы: Иголка (шило, дырокол) либо дрель – это зависит от количества сшиваемых листов; Нитки ЛШ-21 или банковский шпагат; Обложка дела 229?324 мм для архивных дел; Бумажная наклейка 4х8 см – лист-заверитель; Клей; Ножницы. Пошаговое руководство по прошивке.

Как правило, упорядочение и прошивку документов проводит сотрудник, которому это вменено приказом начальника или закреплено в служебной инструкции. При прошивке документов соблюдается такая последовательность: Документы складываются согласно датам или нумерации, в правильном порядке и правильной стороной. Все скрепки и скобы, имеющиеся на документах, удаляются, чтобы не мешали. Теперь нужно ровно сложить пачку документов, если их немного – это не сложно. В случае большого объема применяется специальное приспособление. Следующий шаг – это проделывание дырок . После сшивание документа он должен читаться. Для этого дырочки проделываются на расстоянии до 1,5 см от края.

Их должно быть не меньше 3-х штук, если документы важные – 5. Сначала наметьте точки на месте проколов. Центральное отверстие должно находиться на середине листа, два других на расстоянии 3 см от него вверх и вниз, если их пять, то следующие тоже на расстоянии 3-х см соответственно. Если листов до 5-ти — отверстие проделываются иглой или дыроколом, в более толстых делах – шилом. В документах, которые передаются в архивное хранилище, допустимо до 250 листов, в них дырочки сверлят электрическим сверлом или используют специальное приспособление.

Теперь в отверстия нужно продеть нить или шпагат . Для прочности прошивают два раза, делают с таким расчетом, чтобы концы нити находились с тыльной стороны. Длина концов – 6 — 7 см, их завязывают на узелок, очень крепко, как можно плотнее к крайнему листу. Сверху на узелок и нить наклеивают бумажную наклейку (лист-заверитель) размером 4х8 см, но так чтобы было видно концы нитки, и хорошо просматривался узелок на ней. Клеем заливают весь листик и тщательно приклеивают, это нужно для сохранности дела и имеющихся в нем материалов и доказательства их подлинности. Можно заготовить печатный вариант листика, набрав текст в Word и потом вырезав полоску соответствующего размера. Текст такой:

В деле прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью ___( _______) листов. Подпись _________________(должность, фамилия и инициалы) Теперь нужно пронумеровать документы . Место для цифр — правый верхний угол, нумеруют черным карандашом. Ставить чернилами не разрешается. Номера не должны закрывать текст. Нумерация строго регламентирована: нумеруются только листы и ни в коем случае не страницы; опись, находящаяся в деле, нумерации не подлежит; письма с конвертами, нумеруются так: сначала нумеруются конверты, затем остальные листы; материалы, которые уже имеют нумерацию, все равно нумеруют заново; листы большего размера складываются и нумеруются одним номером; документы с накрепко прикрепленными сопровождающими материалами (командировочные бланки, счета-фактуры, фото) обозначаются одним номером.

Делается это так: с обратной стороны основного листа, от руки пишется опись вложенных документов, нумеруется только основной документ, о количестве прикрепленных материалов обозначается в примечании к описи, либо в заверительном листе помечается: «на листе № вложено столько-то листов согласно описи на обороте»; на документах в форме фотографий, рисунков, чертежей номера проставляются с обратной стороны; цифры номеров ставятся в формате арабских цифр и по возрастанию; в многотомных делах нумеруют страницы каждого из томов по отдельности. когда клей подсохнет, на заверителе вписывается количество листов арабскими цифрами и в скобках прописью, его подписывает ответственное за составление дела лицо, а юридические документы — руководитель и ставиться печать. Ко всем прошитым комплектам документов прилагается лист-опись, в которой указываются: название организации; наименование документа; дата составления; оглавление (аннотация цели подготовки) содержащее короткое перечисление вложенных материалов4 количество листов; сроки хранения; и указывается (обязательно!) составитель (его должность, фамилия), и его подпись. Согласно правилам на описи не ставится номер. Дело, подготовленное для сдачи в архив, снабжается обложкой 229?324 см (обязательно), при вложении нестандартных материалов, обложка соответствует реальным параметрам.